Na otázku co to je datová schránka byste měli znát odpověď, ať už jste podnikatel, právnická osoba či nepodnikající občan. Datová schránka funguje jako pomocník při předávání dokumentů s činiteli veřejné moci, ale i s dalšími majiteli datových schránek. Její zavedení pro vás znamená vítanou časovou i finanční úsporu a celkově usnadňuje komunikaci orgánů veřejné moci s dalšími zainteresovanými stranami.
Co je datová schránka – v zásadě elektronická obdoba klasické schránky poštovní
Datová schránka je elektronické úložiště vytvořené za účelem doručování dokumentů mezi orgány veřejné moci (ministerstva, soudy, správní úřady) na straně jedné a fyzickými a právnickými osobami na straně druhé. Měly by sloužit pro veškerou komunikaci, u které není okolnostmi znemožněno jejich využití. Kupříkladu v případě, že je třeba doručit fyzický předmět. Od roku 2010 slouží i pro komunikaci fyzických a právnických osob mezi sebou.
Do vaší datové schránky se připojíte odkudkoliv, ať už jste momentálně v sídle vaší firmy, či na služební cestě v Dubaji. Datová schránka je vám neustále k dispozici, mimo jiné i skrz mnohé aplikace na chytrých telefonech.
Žádný e-mail!
Datová schránka rozhodně nefunguje jako běžný email. Fungují pro ni stejná pravidla jako pro původní komunikaci pomocí doporučených dopisů. I dnes jednáte s úřadem jako celkem, ne s jednotlivými úředníky. Každý úřad má pouze jednu společnou datovou schránku pro všechny projednávané záležitosti.
Bezpečnost a kdy je zásilka oficiálně doručená
Datové schránky zrychlují veškerá řízení, během kterých jsou využity. K tomu slouží především tzv. institut doručené zásilky. Kvůli této funkci je po uplynutí 10 dnů považována každá zásilka, která dorazí do datové schránky, za doručenou Adresát se podle toho musí zařídit. Co je třeba zdůraznit, je rovnost mezi papírovou a elektronickou verzí zasílaných dokumentů.
Datová schránka přináší do celého systému i další výhody. Komunikace probíhá elektronicky, a je tedy levná, rychlá a účinná. Je jisté, že zpráva bude doručena, šance, že se ztratí, se blíží nule. Na bezpečnost je také myšleno, nikdo kromě vás a zainteresovaného úředníka se nemá šanci k datům dostat.
Jak tedy vypadá samotná komunikace v rámci datové schránky? Představme si, že chcete odeslat daňové přiznání:
- Zvolte způsob, jakým se do datové schránky připojíte. Ať už to bude skrz aplikaci nebo webový prohlížeč.
- V rozhraní datové schránky zvolte úřad, společnost či jednotlivce, kterému chcete dokument zaslat. V naší modelové situaci se bavíme o Finančním úřadu.
- Systém automaticky přiděluje k naší zprávě tzv. kvalifikované časové razítko, což je informace o čase odeslání, a následně ji doručuje do schránky adresáta.
- Systém nám oznámí, že doručil naší zásilku.
- Pokud si adresát nastavil upozornění ohledně nových zpráv, upozorní ho systém o nové zprávě. Ať už formou emailu, SMS zprávy, či upozornění v aplikaci.
Poslední informací, kterou je třeba zmínit, je fakt, že zprávy jsou z datové schránky odstraněny během 90 dní od doručení. Je možné si připlatit službu České pošty, zvanou Datový trezor, kde jsou data uložena o něco déle.
Co je to datová schránka pro právnické osoby zapsané v OR?
Mohlo by se zdát, že se jedná o vcelku banální otázku, na kterou již bylo zodpovězeno, ale není tomu tak. Datové schránky jsou vytvářeny pro různé uživatele, a výše uvedený popis se sestává pouze z informací, platných pro všechny z nich. Jak tedy můžeme rozdělit uživatele datových schránek?
- Právnické osoby zapsané v OR
- Fyzické podnikající osoby, a právnické osoby nezapsané v OR
- Advokáti, insolvenční správci a daňoví poradci
- Občané
- Orgány státní správy
Zaměřme se nyní tedy na první druh uživatelů, kterým jsou právnické osoby zapsané v Obchodním rejstříku. Respektive, do této kategorie patří také veškeré právnické osoby zřízené zákonem, a všechny organizační složky zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku.
Pro všechny výše zmíněné subjekty je datová schránka povinná a je jim zřízena v momentě zápisu do Obchodního rejstříku. Schránka je bezplatná, a každá právnická osoba má právo na zřízení právě jedné schránky.
Kdo má k údajům přístup?
Do příslušné datové schránky má přístup pouze statutární orgán právnické osoby, člen tohoto orgánu, či pověřenec organizační složky zahraniční právnické osoby. Všichni tito lidé jsou označováni jako tzv. „Oprávněné osoby“. Oprávněná osoba má právo určit za sebe tzv. Pověřenou osobu, která za ní může vykonávat veškeré činnosti, spojené se správou datové schránky.
Datová schránka právnické osoby zaniká v momentě jejího úpadku či vymazání z Obchodního rejstříku.
Další datová schránka? Co to je pro advokáty?
Povinnost mít datovou schránku platí podobně také pro advokáty, daňové poradce a také insolvenční správce. Datová schránka je těmto subjektům zřízena opět ihned po zápisu do příslušného rejstříku, v případě advokátů jde o Seznam advokátů vedený Českou advokátní komorou. Advokáti mají samozřejmě možnost požádat o další schránku jako fyzické podnikající osoby, a vlastnit tak schránky dvě.
Fyzické podnikající osoby samozřejmě nemají povinnost vlastnit datovou schránku, ale získat ji mohou na kterémkoliv Czech POINTU, či zažádat pomocí emailu. Jakmile získá živnostník přístup ke své schránce, platí pro něj podobná pravidla jako pro právnické osoby.
K čemu datovka? Co to je za záležitost pro běžné občany?
V případě výše zmíněných právnický osob, advokátů a živnostníků je datová schránka buď povinná, nebo je zde jasná motivace pro její pořízení. Ta ovšem nemusí být již tak očividná v případě obyčejného občana. V tomto případě se ale nejedná o takový nesmysl, jak by se mohlo zdát. I zde existuje několik důvodů, proč si datovou schránku zařídit.
Výhody zůstávají na velmi podobném principu, jako u předchozích subjektů. Často měníte svoje trvalé bydliště? Tak to se vám může stát, že vás písemnosti, zaslané na špatnou adresu, vůbec nezastihnou.
To je v zásadě irelevantní v případě dopisu od vaší babičky, ale pokud se jedná kupříkladu o drobné dluhy, o kterých nevíte, ty mohou v průběhu času narůst do obludných rozměrů. A právě zde přichází čas pro datovou schránku, která tento problém elegantně řeší.
Nevýhodu může představovat výše zmíněnou fikci doručení, do praxe uvedenou skrz Institut doručené zásilky. Pokud si nenastavíme upozornění ohledně příchozích zpráv, může se stát, že se o dokumentech, které do naší datové schránky dorazí, dozvíme až velmi pozdě. A pak už bude o projednávané záležitosti dávno rozhodnuto.
Jaké výhody datová schránka přináší?
Pojďme si tedy na závěr shrnout, jaké výhody datová schránka přináší:
- přístup k dokumentům odkudkoli, kde je možné se připojit na internet. Výhodné obzvlášť pro firmy, využívající virtuální sídla (nemusí si písemnosti nechat zasílat od poskytovatele sídla)
- podstatná časová úspora – nemusíte pro podání zásilky adresované orgánům veřejné moci využívat Českou poštu
- finanční úspora – vedení datové schránky je na rozdíl od listovních zásilek zdarma
