Hlavní stránka / Ostatní služby / Zpracování osobních údajů

Zpracování osobních údajů

COMEFLEX CONSULTING s.r.o., IČ: 26454599, (dále také „Comeflex“ nebo “správce”) se sídlem: nám. 14. října 1307/2, Praha 5, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 83372, vydává pro své klienty tyto:

Informace o zpracování osobních údajů dle GDPR nařízení (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále také„nařízení“ nebo „GDPR“), účinné od 25.5. 2018

Cílem těchto informací o zpracování osobních údajů je poskytnout zásadní informace o tom, jaké osobní údaje společnost Comeflex (jako tzv. správce) zpracovává o fyzických osobách při poskytování služeb, zejména při poskytování obchodní adresy a administrativních služeb, popř. prodeji zboží podnikajícím fyzickým osobám a právnickým osobám na základě smlouvy, kdy zpracovává osobní údaje jednatelů, vedlejších účastníků a dalších fyzických osob, dále informace o zpracování osobních údajů při vstupu na webové stránky provozované společností Comeflex a při kontaktech s jejími klienty, k jakým účelům a jak dlouho společnost Comeflex tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informace o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Tyto informace se týkají zpracování osobních údajů klientů a přiměřeně i jejich zástupců, popř. potenciálních klientů (zájemců o služby) a návštěvníků internetových stránek a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícím jejich postavení vůči společnosti Comeflex.

1.Právní důvody zpracování osobních údajů, oprávnění správce osobní údaje zpracovávat.

1.1.Osobní údaje může spol. Comeflex zpracovávat pro různé účely, pro každý účel ale potřebuje právní důvod zpracování osobních údajů. Zpracování osobních údajů se vždy váže k účelu, na základě kterého se určí právní důvod zpracování. Je možné, že jedny osobní údaje (nebo jejich určitou část) bude správce zpracovávat pro různé účely, přičemž tyto účely mohou v čase vznikat či zanikat, aniž by to představovalo povinnost správce osobní údaje likvidovat. Povinnost likvidace osobních údajů nastane v případě, kdy správce pozbude poslední právní důvod ke zpracování osobních údajů. Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Zpracovávat osobní údaje lze velmi často přímo na základě smlouvy mezi spol. Comeflex a jejími klienty, oprávněného zájmu spol. Comeflex nebo na základě plnění zákonných povinností (tedy bez souhlasu klienta jako subjektu údajů), pro určité specifické účely pak pouze na základě souhlasu.

Pro upřesnění uvádíme, že subjektem údajů se v tomto případě rozumí zejména, nikoli však výlučně, podnikající fyzická osoba, která je klientem Comeflex, popř. její zástupce a dále jednatel, vedlejší účastník, popř. zástupce právnické osoby, která je klientem Comeflex.

1.2.Mezi právní důvody zpracování osobních údajů patří:

a)subjekt údajů udělil souhlas pro jeden či více konkrétních účelů,

b)zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, (podnikající fyzická osoba nebo jednatel, vedlejší účastník, zástupce právnické osoby,.viz výše) nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů,

c)zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na spol. Comeflex jako správce vztahuje,

d)zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby,

e)zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce,

f)zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů

g)zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje,

1.3.Osobní údaje FO a kontaktní údaje FO

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je společnost Comeflex schopná identifikovat. V souvislosti s poskytováním služeb může ze strany společnosti Comeflex dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

a) Základní osobní údaje, které jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy mezi Comeflex a klientem (čl. 1.2. písm. b)

Jedná se zejména o:

jméno a příjmení

akademický titul

název obchodní firmy

rodné číslo/datum narození

IČO, DIČ

adresa trvalého pobytu

adresa sídla nebo místa podnikání

fakturační adresa

čísla předložených identifikačních dokladů a jejich kopie (veškeré údaje, které nejsou potřebné pro poskytování služby, jsou na kopiích dokladů začerněny)

identifikační údaje zástupce klienta nebo kontaktní osoby, kterou klient určí

identifikační údaje plátce vyúčtování

bankovní spojení

podpis

b) Základní kontaktní údaje, které jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy (čl.1.2. písm. b)

Jedná se zejména o:

telefonní číslo

e-mail

adresy na sociální sítě

1.4. Údaje zpracované na základě souhlasu (čl. 1.2. písm. a)

Zpracování těchto údajů není nezbytně nutné k plnění smlouvy nebo zákonných povinností či ochranu oprávněných zájmů spol. Comeflex, ale jejich zpracování umožní zlepšovat služby, případně zákazníky informovat o nabídkách, které jsou pro ně vhodné. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu. Jedná se zejména o údaje získané marketingovými průzkumy (jsou zpracovány u zákazníků na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely.

Poskytnutí souhlasu k marketingovým a obchodním účelům je dobrovolné a zákazník jej může po 25. 5. 2018 kdykoli odvolat. Tento souhlas zůstává v platnosti po dobu využívání služeb Comeflex a následující 2 roky poté nebo do doby, dokud jej klient neodvolá. Pro marketingové a obchodní účely mohou být v případě souhlasu zpracovány veškeré kategorie údajů uvedené v odst. 1.3. (s výjimkou podpisu a kopií identifikačních dokladů), a to po dobu, po kterou je Comeflex oprávněna tyto údaje evidovat pro účely poskytování služeb, plnění zákonných povinností a ochranu svých oprávněných zájmů, nejdéle však do odvolání souhlasu či do uplynutí doby 4 let ode dne ukončení smlouvy na služby poskytované společností Comeflex, pokud klient souhlas dříve neodvolá.

2. Zpracovávání osobních údajů z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů Comeflex

2.1.Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností spol. Comeflex a ochranu oprávněných zájmů spol. Comeflex je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebuje spol. Comeflex souhlas. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.

Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely:

vyúčtování za služby – faktury, upomínky, aj. (plnění smlouvy)

plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností)

účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení vůči osobě a pro naplnění povinnosti součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány (plnění zákonných povinností)

vymáhání pohledávek za klienty a další spory (např. soudní, správní) ze smluv (plnění smlouvy)

procesy spojené s identifikací klienta (plnění smlouvy)

zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv společnosti Comeflex (oprávněný zájem společnosti Comeflex)

evidence dlužníků (oprávněný zájem společnosti Comeflex)

2.2.Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění výše uvedených účelů a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Doba pro zpracování osobních údajů pro stanovené účely (plnění smlouvy, zákonné povinnosti, oprávněný zájem spol. Comeflex, aj.) jsou uvedeny níže.

2.3.U svých klientů je Comeflex oprávněna v případě, že mají splněny veškeré své závazky vůči ní, zpracovávat jejich základní osobní, identifikační a kontaktní údaje, údaje o službách a údaje z jejich komunikace se společností Comeflex po dobu 4 let ode dne ukončení poslední smlouvy se společnosti Comeflex.

2.4.V případě jednání mezi společností Comeflex a potenciálním klientem o uzavření smlouvy na poskytnutí služeb, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, je společnost Comefex oprávněna zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od příslušného jednání.

2.5.Faktury vystavené společností Comeflex jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivována po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i smlouvy o poskytnutí obchodní adresy a administrativních služeb.

2.6.Identifikační údaje nutné pro poskytování služeb z průkazu totožnosti zákazníka jsou ze strany společnosti Comeflex zpracovávány v souladu s § 16 zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu zpracovávány pod dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy se společností Comeflex. Pro naplnění této zákonné povinnosti si společnost Comeflex ponechává po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy kopie občanských průkazů s údaji nutnými pro poskytování služeb, přičemž ostatní údaje, které nejsou nutné pro poskytování služby, jsou na kopii průkazu začerněny.

2.7.U osob, za nimiž má společnost Comeflex pohledávku (dlužníci) si společnost Comeflex ponechává osobní údaje související s dluhem ještě po dobu 4 let poté, co je dluh zcela zplacen

2.8.V případě, že má subjekt ve svém koncovém zařízení povoleny cookies, zpracovávají se o něm záznamy chování z cookies umístěných na internetových stránkách provozovaných společností Comeflex, a to pro účely zajištění lepšího provozu internetových stránek.

3. Kategorie příjemců osobních údajů, sdílení osobních údajů s jinými správci

3.1.Společnost Comeflex při plnění svých závazků a povinností ze smluv (tedy v rámci plnění smlouvy) využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od společnosti Comeflex, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od společnosti Comeflex a nesmí je využít jinak. Jde zejména o vymáhání dlužných pohledávek, činnost znalců, advokátů, auditorů, správu IT systémů, internetovou reklamu nebo obchodní zastoupení. Každý takový subjekt pečlivě vybíráme tak aby byla dodržena povinnost k ochraně a zabezpečení osobních údajů.

3.2.Společnost Comeflex v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

3.3. Pokud zákon nestanoví jinak, může spol. Comeflex jako správce osobních údajů předávat osobní údaje dalším správcům údajů pro marketingové účely jen v případě, že má k takovému předání souhlas subjektu údajů. Udělení tohoto souhlasu je dobrovolné.

4. Způsob zpracování osobních údajů

4.1.Společnost Comeflex zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

4.2. Comeflex má právo v nezbytné míře a rozsahu zpracovávat údaje z veřejných rejstříků,( pokud je toto zpracování založeno na oprávněném zájmu), musí však provést balanční test oprávněného zájmu. Osobní údaje z veřejného rejstříku mohou být využity pro kontrolu pravdivosti identifikačních údajů v rámci obchodního styku. Comeflex nevyužívá osobní údaje z veřejných rejstříků pro marketingové účely.

4.2. Comeflex má právo v nezbytné míře a rozsahu zpracovávat údaje z veřejných rejstříků,( pokud je toto zpracování založeno na oprávněném zájmu), musí však provést balanční test oprávněného zájmu. Osobní údaje z veřejného rejstříku mohou být využity pro kontrolu pravdivosti identifikačních údajů v rámci obchodního styku. Comeflex nevyužívá osobní údaje z veřejných rejstříků pro marketingové účely.

5.Obchodní sdělení

5.1.Z obchodních sdělení zaslaných společností Comeflex je vždy zřejmé, že společnost je jejich odesílatelem. Obchodní sdělení se zasílají buď na kontakty zákazníků na základě oprávněného zájmu společnosti COMEFLEX CONSULTING s.r.o., a to jen do doby než klient vysloví nesouhlas, nebo na základě výslovného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely. V zaslaných obchodních sděleních je rovněž kontakt pro odmítnutí zasílání těchto sdělení[1] .

6. Sdělení spol. Comeflex o právech subjektů údajů (FO) v souvislosti se zpracováním osobních údajů platných od 25. 5. 2018 dle GDPR

6.1.Dle nařízení GDPR bude mít subjekt údajů od 25. 5. 2018 v případě, že bude pro spol. Comeflex identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže řádně svoji totožnost, následující práva:

a) dle čl. 15 nařízení bude mít subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje právo získat od společnosti Comeflex:

aa)potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,

ab)informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování,v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů. V případě opakované žádosti bude společnost Comeflex oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek ve výši[a2] …………. Právo na kopii osobních údajů bude možné uplatnit v sídle společnosti, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti. Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace bude možné uplatnit písemně na adresu sídla společnosti Comeflex.

c) dle čl. 16 nařízení bude mít subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude společnost Comeflex zpracovávat. Klient má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm spol Comeflex zpracovává, nejsou přesné. Oprava bude provedena bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit v sídle společnosti, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

d) dle čl. 17 nařízení bude mít subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud společnost Comeflex neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů (např. plnění smlouvy, plnění zákonných povinností, oprávněný zájem společnosti Comeflex– viz výše).

e) dle čl. 18 nařízení bude mít subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to písemně na adresu sídla společnosti.

f)dle čl. 19 nařízení bude mít subjekt údajů právo na oznámení ze strany společnosti Comeflex v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, budeme informovat jednotlivé příjemce, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjektu údajů můžeme poskytnout informaci o těchto příjemcích. Žádost je možné zaslat písemně na adresu sídla společnosti.

g) dle čl. 20 nařízení bude mít subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat společnost Comeflex o předání těchto údajů jinému správci.

h)pokud v souvislosti se smlouvou o poskytování služeb nebo na základě souhlasu poskytne subjekt údajů osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, má právo získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat i určenému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat. V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze žádosti vyhovět. Žádost je možné uplatnit v sídle společnosti Comeflex po doložení oprávněnosti požadavku.

Ch) dle čl. 21 nařízení bude mít subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu společnosti Comeflex.V případě, že společnost Comeflex neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, společnost zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla společnosti.

i) Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů:souhlas se zpracováním osobních údajů pro marketingové a obchodní účely účinný od 25. 5. 2018 je možné kdykoliv po tomto datu odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to buď telefonicky, v sídle společnosti, nebo doporučeným dopisem.

j) Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo. Společnost Comeflex uvádí, že neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.

k) Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

X